請求書は表計算の問題ではない

表計算が静かに落としているもの

請求書テンプレートを複製する運用は、細部が問題になるまでは機能します。採番がずれ、あるいは重複する。前四半期からコピーした税率が今期に適用される。どの版を客にメールしたのか、誰も確言できない。

これらはどれも、起きたその日には問題になりません。数か月後、誰かが何を請求したのか復元しなければならなくなったときに問題になります。

先に直すべきこと

手で編集できない連番。 記録を精査したときに最も多く見つかる指摘がこれです。

税は入力値ではなく規則として扱う。 税率は変わり、顧客の所在地によっても異なります。規則を保存しておけば、過去の請求書は正しいままです。

送付したものそのものの控え。 テンプレートではなく、描画済みの文書を、送信時刻と宛先とともに保存すること。

支払条件は請求書本体に。 メールのやり取りの中にある期日は、期日ではありません。

身の丈に合わせる

小さなチームに会計スイートは要りません。必要なのは、正しく採番され、規則で計算され、送付形のまま保管される請求書です。Invoice Generatorはまさにその範囲を扱います。明細、税、再利用可能なテンプレート、履歴、送信。登録は不要です。